Was bedeutet OPOS?

Der Begriff OPOS steht für „Offene Posten“. Gemeint sind damit Rechnungen oder Zahlungen, die noch nicht ausgeglichen wurden. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung stellt und der Kunde noch nicht überwiesen hat, bleibt dieser Vorgang als offener Posten bestehen. Erst wenn der Betrag vollständig beglichen ist, wird der Posten abgeschlossen und aus der Übersicht entfernt.

Die Bezeichnung „offener Posten“ ist also ein Hinweis darauf, dass ein Geschäftsvorfall noch nicht erledigt ist. Dadurch können Unternehmen jederzeit sehen, welche Beträge noch ausstehen und welche Zahlungen bereits erfolgt sind. Gerade im täglichen Geschäftsleben ist dieser Überblick wichtig, um Einnahmen und Ausgaben klar voneinander trennen zu können.

Wie wird OPOS in der Buchhaltung definiert?

In der Buchhaltung bedeutet OPOS, dass jede einzelne Rechnung gesondert erfasst und überwacht wird. Es handelt sich um eine Arbeitsweise, die über eine reine Summenübersicht hinausgeht. Statt nur zu wissen, wie hoch die offenen Forderungen insgesamt sind, wird jede Rechnung einzeln dargestellt.

So bleibt sichtbar, welche Beträge von welchen Kunden oder Lieferanten noch offen sind. Ein Posten wird erst dann „geschlossen“, wenn die Rechnung bezahlt oder verrechnet ist. Bei Teilzahlungen verringert sich der offene Betrag Schritt für Schritt, bis am Ende nichts mehr offensteht.

Diese Vorgehensweise ist in der Praxis sehr hilfreich, weil sie Transparenz schafft. Unternehmen wissen dadurch nicht nur, wie hoch ihre Außenstände sind, sondern auch, von wem sie noch Geld erwarten oder an wen sie noch zahlen müssen.

Welche Daten umfasst ein offener Posten?

Ein einzelner Posten enthält eine Reihe von Informationen, die es ermöglichen, den Status einer Rechnung genau nachzuverfolgen. Typische Daten sind:

eine eindeutige Rechnungsnummer
Name und Anschrift des Kunden oder Lieferanten
Höhe des noch offenen Betrags
das Fälligkeitsdatum der Rechnung
aktueller Status, zum Beispiel „offen“, „teilweise bezahlt“ oder „ausgeglichen“

Zusätzlich können auch Hinweise auf Skonti, Mahnstufen oder interne Notizen enthalten sein. Durch diese Details lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie alt ein Posten ist, wie hoch er ausfällt und welche nächsten Schritte im Zahlungsprozess erforderlich sind.

Wie werden offene Posten geführt oder dargestellt?

Die Verwaltung offener Posten erfolgt in speziellen Übersichten, häufig auch als OPOS-Liste bezeichnet. Dort sind alle noch nicht beglichenen Rechnungen einzeln aufgelistet.

Früher wurden solche Listen oft manuell in Tabellen geführt. Heute übernehmen moderne Buchhaltungsprogramme diese Aufgabe automatisch. Sobald eine Rechnung gebucht wird, legt die Software einen offenen Posten an. Wird eine Zahlung eingetragen, gleicht sie den Posten entsprechend ab.

Die Darstellung ist meist flexibel: Offene Posten können nach Kunde, nach Fälligkeit oder nach Betrag sortiert werden. Dadurch ist sofort erkennbar, welche Rechnungen noch offen sind, welche bald fällig werden und wo Handlungsbedarf besteht.

Wo wird OPOS in der Buchhaltung eingesetzt?

Offene Posten spielen vor allem in zwei Bereichen eine wichtige Rolle:

Debitorenbuchhaltung: Hier werden alle Forderungen gegenüber Kunden erfasst. Offene Posten zeigen an, welche Rechnungen von Kunden noch bezahlt werden müssen.
Kreditorenbuchhaltung: In diesem Bereich werden die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten geführt. Offene Posten machen hier deutlich, welche Rechnungen das Unternehmen selbst noch begleichen muss.

In beiden Fällen sorgt die offene-Posten-Verwaltung dafür, dass Rechnungen nicht übersehen werden. Sie bildet die Grundlage dafür, dass Unternehmen ihre Liquidität im Blick behalten und pünktlich reagieren können.

Wer arbeitet mit offenen Posten?

Am häufigsten sind es Buchhalter, die mit offenen Posten arbeiten. Sie erfassen neue Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und gleichen die Posten aus. Auch Steuerberater greifen regelmäßig auf diese Daten zu, um die Buchführung korrekt prüfen zu können.

Darüber hinaus nutzen auch Finanzabteilungen die Übersichten, um Entscheidungen zu treffen. Denn offene Posten zeigen unmittelbar, wie viel Geld noch hereinkommen soll und welche Ausgaben noch geplant sind.

Externe Stellen wie Wirtschaftsprüfer oder Inkassounternehmen arbeiten ebenfalls mit offenen Posten. Für sie dienen diese Daten als Grundlage, um die Richtigkeit der Buchhaltung zu prüfen oder unbezahlte Forderungen weiterzuverfolgen.

Welche Rolle spielen offene Posten im Forderungsmanagement und Inkasso?

Offene Posten sind die Basis für ein funktionierendes Forderungsmanagement. Sie zeigen klar, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden, und machen sichtbar, wie lange ein Betrag bereits offensteht. Auf dieser Grundlage können Unternehmen gezielt Maßnahmen ergreifen, zum Beispiel eine Zahlungserinnerung verschicken oder ein Mahnverfahren einleiten.

Im Bereich Inkasso sind offene Posten besonders wichtig. Bleibt eine Forderung trotz mehrerer Mahnungen unbeglichen, lassen sich die Daten direkt an ein Inkassounternehmen weitergeben. Dort bilden sie den Nachweis für die offene Forderung und sind der Startpunkt für alle weiteren Schritte – von außergerichtlichen Mahnschreiben bis hin zu gerichtlichen Verfahren.

So verbindet die offene-Posten-Verwaltung die interne Buchhaltung mit dem externen Forderungsmanagement. Sie sorgt dafür, dass keine Forderung aus dem Blick gerät und dass überfällige Beträge systematisch verfolgt werden können.