Inkasso beauftragen

Steht Dein Unternehmen vor dem Problem unbezahlter Rechnungen? Eine einfache Lösung für das Problem ist, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Inkasso treibt ausstehende Zahlungen ein und sichert so Deine Liquidität. Hier erfährst Du alles über den Prozess, Vorteile und wichtige Überlegungen beim Beauftragen von einem Inkasso.

Wie kann ich ein Inkassounternehmen beauftragen?

Jedes Unternehmen erlebt Phasen, in denen Rechnungen unbezahlt bleiben. Unbezahlte Rechnungen schmälern die Liquidität und bremsen das Wachstum. Gründe für unbezahlt bleibende Rechnungen können vielfältig sein: von Vergesslichkeit bis zu finanziellen Problemen der Kunden. Das Beauftragen eines Inkassos sichert Einnahmen und trägt zur finanziellen Stabilität bei.

Was ist ein Inkassounternehmen und wieso sollte ich es beauftragen?

Ein Inkassounternehmen treibt offene Forderungen im Auftrag von Gläubigern ein. Es verfügt über das nötige Know-how und die Ressourcen, um Schuldner zur Zahlung zu bewegen.

Inkasso kann auch intern durchgeführt werden, das Outsourcing an erfahrene Dienstleister bietet jedoch mehrere Vorteile:

• Mehr Effizienz und Erfolg:

  • Erfahrene Dienstleister treiben Forderungen schneller und erfolgreicher ein.

  • Laut dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen werden 50-60% der Forderungen erfolgreich eingetrieben.

• Zeit- und Kostenersparnis: Externes Inkasso entlastet interne Ressourcen und reduziert Verwaltungskosten.

• Rechtliche Sicherheit: Inkassobüros verfügen über die notwendige rechtliche Expertise, um Forderungen effizient und nach dem Gesetz einzutreiben.

Wann sollte ich ein Inkassounternehmen beauftragen?

Das Timing ist entscheidend für den Erfolg! Du solltest Inkasso in Betracht ziehen, wenn Zahlungsfristen wiederholt und ohne triftigen Grund überschritten werden.

Wenn der Schuldner nicht auf Deine Mahnungen reagiert oder Ausreden sucht, solltest Du Hilfe zu suchen. Dadurch kann das Problem schnell gelöst werden.

Wie viele Mahnungen vor dem Inkasso?

Viele Unternehmer denken, dass man mehrere Erinnerungen senden muss, bevor man ein Inkasso beauftragen kann. In Wirklichkeit kann bereits das Ignorieren einer einzigen Mahnung ausreichend sein, um einen Inkassodienst zu beauftragen. Dies dient als frühes Signal für potenzielle Zahlungsprobleme und ermöglicht schnelles Handeln, um größere Schäden zu vermeiden. Im B2B-Bereich gerät man 30 Tage nach Erhalt der Rechnung sogar auch ohne Mahnung in Verzug.

Beim Thema Inkasso gilt: je länger Du wartest, umso geringer ist die Chance, die Forderung zu realisieren.

Es ist ebenfalls ratsam, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, wenn die Höhe der Forderung die Finanzen Deines Unternehmens belastet. Sieh Inkasso als eine Vorsichtsmaßnahme, die Zahlungsausfälle verhindert und Dein Unternehmen finanziell stabil hält.

Rechtliche Voraussetzungen: Was Du wissen musst

Du kannst ein Inkassounternehmen beauftragen, wenn eine Rechnung berechtigt ist und der Schuldner nicht rechtzeitig bezahlt. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

1. Fälligkeit der Forderung: Die Forderung wird entweder direkt nach der Leistung oder gemäß den Bedingungen im Vertrag oder den AGB fällig. Sie darf die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren nicht überschreiten.

2. Berechtigung der Forderung: Es muss nachweisbar sein, dass die Leistungen wie vereinbart erbracht wurden. Dazu dürfen keine berechtigten Einwände vom Schuldner vorliegen. Dies umfasst auch die Einhaltung aller vereinbarten Qualitätsstandards und Liefertermine.

3. Zahlungsverzugs durch Mahnung: Im B2C-Bereich muss der Schuldner schriftlich gemahnt werden, um ihn rechtlich in Verzug zu setzen. Im B2B-Bereich tritt Verzug auch ohne Mahnung nach 30 Tagen ab Erhalt der Rechnung ein. Diese Regelung greift laut § 286 Abs. 3 BGB, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Es gibt jedoch auch Ausnahmen laut § 286 Abs. 2 BGB.

   • Wenn ein fixes Datum für die Leistung angegeben ist.

   • Wenn die Leistung nach einem Ereignis fällig ist und die angemessene Zeit für die Erbringung berechnet werden kann.

   • Wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert.

   • Wenn aus besonderen Gründen und unter Abwägung beiderseitiger Interessen der sofortige Verzugseintritt gerechtfertigt ist.

Wer kann ein Inkasso beauftragen?

Ein Inkassobüro kann von jedem beauftragt werden, der eine überfällige und berechtigte Forderung geltend machen möchte. Dies umfasst Forderungen aus Rechnungen für Dienstleistungen oder Waren sowie aus vertraglichen Vereinbarungen.

Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen jeder Branche ist es möglich, diese Option zu nutzen, um ausstehende Zahlungen einzufordern. Die Nutzung eines Inkassobüros ist gesetzlich geregelt und erfordert in jedem Fall einen korrekten Nachweis der Forderungen.

Welche Besonderheiten gibt es bei gewerblichen oder privaten Schuldnern?

Im B2B-Inkasso sind vertragliche Vereinbarungen und Bedingungen entscheidend. Hier können Inkasso-Dienstleister schneller rechtliche Schritte einleiten, da die Geschäftsbeziehung oft formell geregelt ist.

Beim B2C-Inkasso steht der Verbraucherschutz im Vordergrund. Maßnahmen wie flexible Ratenzahlungen sind gängiger, um soziale Härten zu vermeiden. Inkassobüros müssen dabei strenge gesetzliche Vorschriften einhalten, um fair und transparent mit Verbrauchern umzugehen.

Unterschiedliche Ansätze und gesetzliche Bedingungen bestimmen somit die Inkasso-Prozesse in beiden Bereichen.

Kosten, Gebühren und Verzugsschäden

Was kostet Inkasso?

Die anfallenden Kosten für Inkasso-Leistungen setzen sich in der Regel aus folgenden Komponenten zusammen:

• Grundgebühr für die Bearbeitung des Falls

• Erfolgsbasierte Provision (meist ein Prozentsatz der eingetriebenen Summe)

• Auslagen für Adressrecherche, Kreditchecks etc.

Die Kosten für die Beauftragung eines Inkassounternehmens sind je nach Anbieter und Leistungsumfang unterschiedlich. Wichtig zu beachten ist, dass die Inkassokosten in den meisten Fällen vom Schuldner zu tragen sind. Die genaue Höhe der Kosten ist im Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken geregelt.

In der Regel arbeiten viele Inkassounternehmen zusätzlich auf Erfolgsbasis. Das bedeutet, dass Gebühren anfallen, wenn die Forderung erfolgreich eingetrieben wird. Diese Erfolgsgebühren liegen oft zwischen 10% und 30% des eingetriebenen Betrags.

Es können auch weitere Kosten entstehen, z.B. für Recherche oder rechtliche Gebühren, wenn nötig. Einige Inkassounternehmen bieten Pauschalpreise oder Abonnement-Modelle an, die sich besonders für Unternehmen mit vielen offenen Forderungen lohnen. Unter Preise findest Du eine vollständige Übersicht über alle Kosten und Gebühren bei Debtist.

Verzugsschäden

Ein wichtiger Aspekt der Inkasso-Abwicklung ist der sogenannte Verzugsschaden. Dieser Begriff bezeichnet die finanziellen Nachteile, die durch den Verzug des Schuldners entstehen.

Als Geschädigter hast Du das Recht, diesen Verzugsschaden zusätzlich vom Schuldner zu fordern. Dabei gilt:

• Die Kosten müssen angemessen und notwendig sein

• Du musst die entstandenen Kosten nachweisen können

Definition und rechtliche Grundlagen

Der Verzugsschaden ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt, insbesondere in den §§ 286 bis 288 BGB. Er umfasst alle Kosten und Schäden, die durch die verspätete Zahlung entstehen.

Bestandteile des Verzugsschadens

Zu den typischen Bestandteilen des Verzugsschadens gehören:

• Verzugszinsen (in der Regel 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte bei Unternehmen)

• Mahnkosten

• Inkassokosten

• Rechtsanwaltskosten

• Sonstige Kosten (z.B. für Adressermittlung oder Bonitätsauskunft)

Inkassounternehmen machen den Verzugsschaden direkt in Deinem Namen geltend.

Wie funktioniert die Beauftragung eines Inkassounternehmens?

Um erfolgreich Forderungen einzutreiben, ist eine gründliche Vorbereitung nötig. Erst dann kann der Inkasso-Prozess gestartet werden. Es ist entscheidend, jedem Schritt die richtige Aufmerksamkeit zu schenken, um die Forderungen erfolgreich abzuschließen.

Was brauche ich, um ein Inkasso zu beauftragen?

Halte alle relevanten Unterlagen bereit, bevor Du einen Inkasso-Service beauftragst. Dazu gehören die Original-Rechnung, Mahnungen und jeglicher Austausch, den Du mit dem Schuldner hattest. Auch Verträge und Bestellnachweise sind wichtig, um die erbrachte Leistung oder gelieferte Ware zu belegen.

Diese Dokumente bilden die rechtliche Grundlage, die es dem Inkassounternehmen erlaubt, Deine Forderungen effektiv durchzusetzen. Darüber hinaus solltest Du eine detaillierte Aufstellung der offenen Beträge sowie vollständige Kontaktdaten des Schuldners bereitstellen.

Je vollständiger und strukturierter Deine Unterlagen, desto effizienter und wirkungsvoller arbeitet das Inkassobüro. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Erfolgschancen, weil das Inkassounternehmen direkt alle wichtigen Daten hat. Gute Vorbereitung erleichtert den Inkassoprozess und sorgt dafür, dass ausstehende Zahlungen schneller und reibungsloser eingetrieben werden.

Die Auswahl des richtigen Inkassounternehmens

Die Auswahl eines geeigneten Inkassodienstes kann Deinen Erfolg wesentlich beeinflussen. Bei der Wahl eines Inkassounternehmens solltest Du auf folgende Kriterien achten:

• Erfahrung und Fachkenntnisse in Deiner Branche

• Transparente Gebührenstruktur

• Positive Bewertungen (Testsieger) und Referenzen

• Modernität der eingesetzten Methoden und Technologien

Wir gehen näher auf alle Kriterien in unserem Ratgeber zur Auswahl des richtigen Inkassounternehmens ein.

Inkasso oder Anwalt?

Ein Inkassounternehmen ist bei einfachen Eintreibungen oft effizienter als ein Anwalt. Sie bieten schnelle und kostengünstige Lösungen, ohne dass Gerichte eingeschaltet werden müssen. Bei Bedarf leiten sie auch das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Anwälte können hingegen wertvoll sein, wenn rechtliche Konflikte erwartet werden oder die Situation sehr komplex ist. Beide Optionen haben ihre Stärken, abhängig von den spezifischen Umständen des Falls.

Weltweite Inkassofälle

Wenn Du Forderungen gegenüber ausländischen Schuldnern hast, benötigst Du ein Inkassounternehmen mit weltweiter Expertise. Beachte dabei:

• Unterschiedliche rechtliche Bedingungen in verschiedenen Ländern

• Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede

• Längere Bearbeitung und eventuell höhere Kosten

Debtist realisiert als digitaler Mahn- und Inkasso-Service weltweit Deine offenen Forderungen. Erfahre mehr über uns.

Erteilung des Mandats und Übergabe der Forderungen

Beauftrage den Inkassoprozess, indem Du dem Inkassounternehmen ein Mandat erteilst. Sobald du einen passenden Service gefunden hast, musst du dem Unternehmen alle benötigten Daten übergeben. Dazu zählen alle relevanten Daten zum Schuldner, der Forderung und die jeweiligen Dokumente.

Der Start des Inkasso-Prozesses

Nachdem nun alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, startet der Inkasso-Prozess. Sobald das Inkassounternehmen die Freigabe erhält, wird eine offizielle Mahnung an den Schuldner geschickt. Diese Mahnung soll die Wichtigkeit und rechtliche Verbindlichkeit der Forderung verdeutlichen und somit den Druck zur Zahlung erhöhen.

Reagiert der Schuldner nicht auf die Mahnung, startet das Inkasso intensivere Mahnprozesse. Diese beinhalten Verhandlungen, deren Ziel eine einvernehmliche Lösung ist.

Oft führt der erste Kontakt mit einem Inkassounternehmen zur sofortigen Vollzahlung oder zu einer Vereinbarung einer Ratenzahlung. Das Hauptziel dieses Prozesses ist, Forderungen schnell und effektiv einzutreiben und dabei aufwendige Gerichtsprozesse zu vermeiden.

Intensive Zusammenarbeit mit dem Inkasso

Eine erfolgreiche Abwicklung erfordert eine aktive Zusammenarbeit mit dem Inkasso-Partner. Halte das Inkasso fortlaufend über sämtliche Entwicklungen oder Rückmeldungen seitens der Schuldner auf dem neuesten Stand. Ein seriöses Inkassounternehmen hält Dich ebenfalls regelmäßig zum Inkassoverfahren auf dem Laufenden.

Inkassoablauf: Phasen nach der Beauftragung

Die Inkassoarbeit gliedert sich in drei Hauptphasen, um Forderungen effizient einzutreiben, wenn Du ein Inkasso beauftragen möchtest.

1. Außergerichtliches Inkasso: In dieser Phase versucht das Inkassounternehmen, die Forderung ohne Gericht einzutreiben. Dies umfasst Mahnschreiben, Anrufe und Verhandlungen, um eine einvernehmliche Lösung zu erreichen.

2. Gerichtliches Mahnverfahren: Wenn die vorherigen Maßnahmen nicht erfolgreich sind, folgen gerichtliche Schritte. Dazu gehören das Beantragen eines Mahnbescheids und das Einleiten eines gerichtlichen Verfahrens, um einen Vollstreckungstitel zu erhalten.

3. Nachgerichtliches Inkasso: Nach einem erfolgreichen gerichtlichen Inkasso wird die Forderung zwangsweise durchgesetzt. Dies kann Pfändungen von Einkommen, Konten oder Sachwerten des Schuldners beinhalten, um die offenen Beträge einzutreiben.

Fazit: Der passende Partner für Deine Inkasso-Beauftragung

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist eine effektive Lösung für das Management Deiner Forderungen. Durch genaue Auswahl, gute Vorbereitung und Verständnis des Prozesses kannst Du Deine Liquidität verbessern. Bedenke aber, dass Inkasso nur ein Teil eines umfassenden Managements Deiner Forderungen ist. Eine Kombination aus Prävention, effizienten internen Prozessen und externer Unterstützung wird langfristig die besten Ergebnisse liefern.

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