Was ist eine Inkassovollmacht?

Eine Inkassovollmacht ist eine rechtliche Erlaubnis, mit der ein Gläubiger einem Inkassounternehmen gestattet, offene Forderungen in seinem Namen einzutreiben. Sie ist also die Grundlage dafür, dass ein Inkassounternehmen überhaupt tätig werden darf.

Mit dieser Vollmacht darf das Inkassounternehmen alle Aufgaben übernehmen, die mit dem Einzug einer unbezahlten Rechnung verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise Schuldner anschreiben, Zahlungen annehmen oder Zahlungsvereinbarungen treffen.

Die Inkassovollmacht schafft Rechtssicherheit und Transparenz für alle Beteiligten. Der Gläubiger überträgt seine Befugnisse gezielt an einen Dienstleister. Der Schuldner erkennt die Berechtigung des Inkassounternehmens und das Unternehmen selbst kann seine Arbeit im rechtlichen Rahmen ausführen.

Ohne eine gültige Inkassovollmacht dürfte ein Inkassodienstleister keine Forderung im Namen des Gläubigers bearbeiten. Sie ist daher ein fester Bestandteil jedes seriösen Inkassoverfahrens.

Wer erteilt eine Inkassovollmacht?

Die Inkassovollmacht wird immer vom Gläubiger erteilt. Das ist die Person oder das Unternehmen, das noch Geld von einem Schuldner bekommt.

Wenn Rechnungen trotz Erinnerung unbezahlt bleiben, kann der Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragen, um die Forderung durchzusetzen.

Durch die Erteilung der Vollmacht erlaubt er dem Inkassounternehmen, seine Rechte gegenüber dem Schuldner wahrzunehmen. Der Gläubiger bleibt dabei weiterhin Eigentümer der Forderung und das Inkassounternehmen handelt nur als Vertreter.

Diese klare Rollenverteilung sorgt dafür, dass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer die Forderung besitzt und wer sie eintreibt.

Wem wird eine Inkassovollmacht erteilt?

Eine Inkassovollmacht wird an ein registriertes Inkassounternehmen erteilt. Nur Unternehmen, die nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) zugelassen sind, dürfen im Auftrag anderer Personen oder Firmen Forderungen einziehen.

Das bedeutet: Das Inkassounternehmen muss offiziell registriert und überprüft sein. So wird sichergestellt, dass es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und ordnungsgemäß arbeitet.

In manchen Fällen erhält auch ein Rechtsanwalt eine ähnliche Vollmacht. Das passiert vor allem wenn es später zu einem gerichtlichen Verfahren kommt. Der Unterschied liegt in der Art der Tätigkeit:

Ein Inkassounternehmen darf Forderungen außergerichtlich bearbeiten, also Mahnungen verschicken und Zahlungen vereinbaren.
Ein Rechtsanwalt darf zusätzlich auch vor Gericht auftreten und Klagen einreichen.

Die Inkassovollmacht gilt immer nur für das Unternehmen, das namentlich darin genannt ist. Sie kann nicht einfach an andere weitergegeben oder übertragen werden.

Wofür gilt eine Inkassovollmacht?

Eine Inkassovollmacht gilt für alle Maßnahmen, die notwendig sind, um eine offene Forderung außergerichtlich einzutreiben. Sie erlaubt dem Inkasso also, in einem bestimmten Fall im Namen des Gläubigers zu handeln.

Das kann eine einzelne Rechnung betreffen oder mehrere Forderungen, je nach Auftrag. Wichtig ist, dass der Umfang der Vollmacht genau beschrieben ist.

Umfang der Befugnisse

Mit einer Inkassovollmacht darf ein Inkassounternehmen unter anderem:

Schuldner anschreiben, mahnen und zur Zahlung auffordern,
telefonisch oder schriftlich Kontakt aufnehmen,
Ratenzahlungen oder Vergleichsvereinbarungen treffen,
Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen,
Zahlungen entgegennehmen, verbuchen und an den Gläubiger weiterleiten,
über den Stand der Forderung informieren.

Die Vollmacht umfasst also alle typischen Aufgaben des außergerichtlichen Forderungsmanagements.

Sie berechtigt das Inkasso jedoch nicht, gerichtliche Schritte wie einen Antrag auf Mahnbescheid oder eine Klage einzuleiten. Dafür ist eine separate Bevollmächtigung durch einen Anwalt notwendig.

Abgrenzung zu anderen Vollmachten

Eine Inkassovollmacht ist keine Prozessvollmacht. Eine Prozessvollmacht ermächtigt einen Rechtsanwalt, den Gläubiger auch vor Gericht zu vertreten. Die Inkassovollmacht dagegen beschränkt sich auf das außergerichtliche Vorgehen.

Sie unterscheidet sich auch von einer internen Vollmacht innerhalb eines Unternehmens. Wenn beispielsweise eine Buchhaltung selbst Mahnungen verschickt, handelt sie ohne externe Vollmacht. Erst wenn ein externer Dienstleister eingeschaltet wird, ist eine Inkassovollmacht erforderlich.

Wie wird eine Inkassovollmacht erteilt?

Die Erteilung einer Inkassovollmacht erfolgt ausdrücklich, meist im Rahmen des Inkassoauftrags. Der Gläubiger beauftragt das Inkassounternehmen und überträgt ihm dabei gleichzeitig die Befugnis, in seinem Namen zu handeln.

Dieser Schritt kann auf verschiedene Arten erfolgen – schriftlich, elektronisch oder digital über ein Online-Portal. Entscheidend ist, dass die Erteilung eindeutig und nachvollziehbar ist.

Form und Nachweis

Eine Inkassovollmacht muss nicht zwingend handschriftlich unterschrieben sein. Wichtig ist nur, dass sie nachgewiesen werden kann. Das bedeutet: Das Inkasso muss im Zweifel belegen können, dass es tatsächlich beauftragt wurde.

Wenn der Schuldner die Vollmacht sehen möchte, kann sie ihm auf Anfrage vorgelegt werden. Das schafft Transparenz und Vertrauen.

Inhaltliche Anforderungen

Eine vollständige Inkassovollmacht sollte folgende Punkte enthalten:

Name und Anschrift des Gläubigers,
Name und Anschrift des Inkassounternehmens,
genaue Angaben zur Forderung (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Schuldner),
Beschreibung, welche Befugnisse übertragen werden,
Datum der Ausstellung,
Unterschrift oder digitale Bestätigung des Gläubigers.

Je klarer und vollständiger die Angaben sind, desto einfacher ist es. So kann man später nachweisen, für welche Forderung die Vollmacht gilt.

Wann gilt eine Inkassovollmacht als wirksam?

Eine Inkassovollmacht ist sofort wirksam, sobald der Gläubiger sie erteilt und das Inkassounternehmen sie angenommen hat. Ab diesem Zeitpunkt darf das Inkasso im Namen des Gläubigers handeln.

Damit die Vollmacht rechtlich wirksam ist, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

Das Inkassounternehmen ist nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz registriert.
Die Vollmacht wurde eindeutig und nachvollziehbar erteilt.

In der Praxis tritt die Wirksamkeit meist automatisch mit dem Inkassoauftrag ein. Also sobald der Gläubiger seine Forderung offiziell übermittelt hat.

Wie lange gilt eine Inkassovollmacht?

Eine Inkassovollmacht gilt, solange der Inkassoauftrag besteht. Sie endet automatisch, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, die Forderung bezahlt wurde oder der Gläubiger sie widerruft.

Ein Widerruf ist jederzeit möglich. Sobald er ausgesprochen wird, darf das Inkasso keine weiteren Maßnahmen mehr durchführen.

In der Regel endet die Vollmacht also mit dem Abschluss des Inkassoverfahrens. Das kann passieren, wenn die Forderung erfolgreich eingezogen wurde oder wenn der Fall an einen Anwalt übergeben wird.

Damit ist jederzeit klar geregelt, wann das Inkassounternehmen handeln darf und wann seine Befugnisse enden.