Was ist ein Verzugsschaden?

Ein Verzugsschaden ist ein finanzieller Nachteil, der entsteht, wenn eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt wird. Gemeint sind damit nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag oder die Hauptforderung, sondern zusätzliche Kosten, die durch die verspätete Zahlung entstehen.

Solche Kosten können sehr unterschiedlich sein. Zum Beispiel gibt es Mahngebühren, Verzugszinsen oder Kosten für ein Inkassounternehmen. Auch der Zeit- und Arbeitsaufwand des Gläubigers kann Schaden verursachen. Das passiert, wenn zusätzliche Buchhaltungsschritte nötig sind oder externe Dienstleister helfen müssen.

Ein Verzugsschaden betrifft also immer den Gläubiger. Dieser muss oft mehr tun, als ursprünglich nötig gewesen wäre, nur weil das Geld nicht rechtzeitig kommt. Das Ziel der rechtlichen Regelungen zum Verzugsschaden ist es, diesen Mehraufwand auszugleichen.

Im rechtlichen Sinn ist der Verzugsschaden ein Teil des sogenannten Schadensersatzes. Er setzt voraus, dass sich der Schuldner in Zahlungsverzug befindet – also seine Zahlungspflicht nicht fristgerecht erfüllt hat. Erst dann darf der Gläubiger die entstandenen Zusatzkosten geltend machen.

Dabei kommt es aber nicht darauf an, ob die Zahlung absichtlich verzögert wurde. Es reicht schon, dass sie objektiv zu spät kam.

Einfach gesagt: Wer zu spät zahlt, verursacht zusätzliche Arbeit und manchmal auch Kosten – und genau dafür steht der Begriff Verzugsschaden.

Wann entsteht ein Verzugsschaden?

Ein Verzugsschaden entsteht nicht automatisch, sobald eine Rechnung offen ist. Entscheidend ist, ob der Schuldner sich in Verzug befindet. Das ist nur der Fall, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Der Gesetzgeber hat dafür klare Regeln aufgestellt.

Ein Verzug liegt vor, wenn:

die Rechnung fällig ist,
die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt,
und der Schuldner durch Mahnung oder Fristsetzung an die Zahlung erinnert wurde oder eine gesetzliche Frist abgelaufen ist.

Nur wenn all diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein Verzugsschaden geltend gemacht werden.

Ab wann befindet sich der Schuldner im Verzug?

Ein Schuldner gerät in Verzug, wenn er nicht innerhalb der vereinbarten Frist zahlt. Es gibt dabei zwei typische Situationen:

Feste Zahlungsfrist: Wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum genannt ist (z. B. „zahlbar bis 01.07.2025“), gerät der Schuldner sofort in Verzug, sobald dieses Datum überschritten ist. Eine zusätzliche Mahnung ist dann nicht nötig.
Keine feste Frist: Ist kein genaues Datum angegeben, muss der Gläubiger den Schuldner erst mahnen. Erst wenn diese Mahnung erfolgt ist und eine angemessene Zahlungsfrist abgelaufen ist, beginnt der Verzug.

Für Geschäfte zwischen Unternehmen gilt zusätzlich: Der Verzug beginnt in der Regel automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung selbst ohne Mahnung.

Welche Arten von Verzugsschäden gibt es?

Verzugsschäden können unterschiedlich aussehen. Je nachdem, wie hoch der Aufwand für den Gläubiger ist, kommen verschiedene Kostenarten infrage. Wichtig ist: Es geht immer um Ausgaben, die zusätzlich zur eigentlichen Forderung entstanden sind.

Typische Arten von Verzugsschäden sind:

Verzugszinsen: Das sind gesetzlich vorgesehene Zinsen, die für den verspäteten Zahlungseingang anfallen.
Mahnkosten: Kosten, die durch das Schreiben und Versenden von Mahnungen entstehen, z. B. Porto, Papier oder Zeitaufwand.
Inkassokosten: Wenn ein Inkassodienst beauftragt wird, entstehen Kosten für dessen Tätigkeit.
Anwaltskosten: Auch die Beauftragung eines Rechtsanwalts zur Forderungsdurchsetzung kann Kosten verursachen, die als Verzugsschaden gelten.
Interner Aufwand: Dazu zählen Telefonate, zusätzliche Buchhaltungsarbeiten oder die Koordination mit Dienstleistern.

Welche dieser Kosten im Einzelfall erstattet werden können, hängt davon ab, ob sie notwendig, angemessen und belegbar sind.

Wer muss den Verzugsschaden zahlen?

Für den Verzugsschaden haftet grundsätzlich der Schuldner. Das ergibt sich aus dem Prinzip: Wer durch verspätete Zahlung einen Schaden verursacht, muss diesen ausgleichen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt.

Die Zahlungspflicht umfasst nicht nur den offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung. Auch alle angemessenen Zusatzkosten, die dem Gläubiger durch den Verzug entstanden sind, gehören dazu.

Allerdings gilt das nur dann, wenn der Schuldner sich tatsächlich in Verzug befindet. Ist das nicht der Fall – etwa weil die Zahlungsfrist noch läuft oder die Mahnung fehlerhaft war –, muss auch kein Verzugsschaden gezahlt werden.

Wie wird ein Verzugsschaden berechnet?

Die Berechnung eines Verzugsschadens richtet sich danach, welche Arten von Kosten entstanden sind. Für einige gibt es gesetzliche Vorgaben, andere müssen individuell begründet werden.

Hier eine Übersicht der wichtigsten Punkte:

Verzugszinsen: Laut § 288 BGB liegt der Zinssatz bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher betroffen ist. Bei Geschäften zwischen Unternehmen sind es sogar 9 Prozentpunkte. Er ändert sich halbjährlich und wird von der Deutschen Bundesbank bekanntgegeben.
Mahnkosten: Mahnkosten dürfen nur in angemessener Höhe geltend gemacht werden. Dabei kommt es darauf an, ob dem Gläubiger durch das Mahnschreiben tatsächlich ein Aufwand entstanden ist. Pauschale Mahngebühren sind grundsätzlich möglich, dürfen aber nicht überhöht oder willkürlich sein. In der Regel ist eine sachliche Begründung hilfreich.
Inkassokosten: Diese orientieren sich an der Gebührentabelle für Rechtsanwälte (RVG) und hängen vom Streitwert ab. Meist ist eine erste Gebühr plus Auslagen zu erwarten. Mehr dazu findest Du auch in unserem Inkasso-Rechner.
Anwaltskosten: Auch hier gilt das RVG. Die genaue Höhe hängt von der Forderungssumme und dem Umfang der Tätigkeit ab.
Interner Aufwand: Solche Kosten sind oft schwer zu belegen. Wenn sie geltend gemacht werden sollen, braucht es eine nachvollziehbare Dokumentation.

Ein vollständiger Verzugsschaden ergibt sich aus der Summe aller dieser Posten. Wichtig ist dabei, dass alle Kosten real entstanden, notwendig und plausibel sind.

Wo ist der Verzugsschaden gesetzlich geregelt?

Die wichtigsten Vorschriften zum Verzugsschaden finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB):

§ 280 BGB: Regelt den allgemeinen Schadensersatz bei Pflichtverletzungen. Er bildet die Grundlage dafür, dass ein Gläubiger überhaupt Schadensersatz fordern darf.
§ 286 BGB: Definiert, wann genau ein Schuldner in Verzug gerät. Diese Vorschrift ist entscheidend für die Entstehung des Verzugsschadens.
§ 288 BGB: Legt die Höhe der Verzugszinsen fest, differenziert nach Verbrauchern und Unternehmen.

Darüber hinaus gelten ergänzende Regelungen aus dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und aus der ständigen Rechtsprechung zu Inkassokosten. Diese Normen helfen dabei zu klären, welche Kostenarten im Einzelfall berechtigt sind und in welcher Höhe sie geltend gemacht werden dürfen.

Diese rechtlichen Grundlagen sorgen für Klarheit bei Gläubigern und Schuldnern. Sie stellen sicher, dass berechtigte Forderungen durchgesetzt werden. So bleibt der Gläubiger nicht auf seinen Zusatzkosten sitzen.